Netko do ideja dolazi ispod tuša, drugi dok trče, a treći u ugodnoj atmosferi ureda. Kada su spremali plan za rad od kuće, kreativci su im bili najmanji problem. Jer nakon ideje slijedi onaj operativni dio kada dizajneri na svojim iMac računalima moraju sve pretočiti u konkretne materijale, motion designeri u pokretne slike za digitalne platforme, a fotografi u vizuale koji će imati visok engagement rate na Instagramu. Srećom, I TO NIJE SVE! je agencija koja koristi agilan pristup radu, a koji ih je (bez da su i bili svjesni toga) sjajno pripremio za rad od kuće.

Kako izgleda rad od kuće kada govorimo o multifunkcionalnom timu od skoro 30 osoba različitih vještina, otkriva Karmen Obradović, Client service i managing direktorica: “Ideja da organizacija daje mogućnost zaposlenicima da rade od kuće uvijek nam je bila interesantna. S velikim zanimanjem čitali smo svaki članak, objavljeni blog te pogledali svaki Ted talk na temu kako produktivnije organizirati tvrtku, jer nam se ideja o osmosatnom radnom vremenu u uredu činila ipak zastarjelom”.

“Takva ideja je uistinu bila revolucionarna 1914. godine, kad je osmosatno radno vrijeme uveo Ford Motor Company, budući da su dokazali da su zaposlenici produktivniji unutar 8, nego tadašnjih 16 sati radnog vremena. Da, mi danas dolazimo u svoje urede i tamo djelujemo 8 sati i definitivno imamo pravo postaviti pitanje je li takav način rada dobar, jer govorimo o ideji i promjeni koja se dogodila prije 106 godina”.

“Mi se nikada nismo odlučili za drastičnu promjenu u pristupu radu, jer nije bilo dovoljno hrabrosti s naše strane, te zato što smo znali da moramo učiniti nekoliko važnih pretkoraka kako bi ideja kreativnijem pristupu poslu zaživjela. Jedan od njih koji nam se pokazao i više nego li dobrim, sigurno je agilizacija tvrtke koja nas je pripremila za rad od kuće, a koji nam vrlo vjerojatno slijedi zbog Korona virusa. Agilizacija poslovanja nas je ohrabrila kad danas govorimo o mogućem radu od kuće, jer većinu procesa koje provodimo unutar agencije zapravo su vrlo prilagođeni i takvom scenariju. Uostalom, sad smo možda primorani isprobati i testirati neke nove načine vođenja organizacije, koje se možda pokažu i potencijalno boljim i produktivnijim za poslovanje općenito”, zaključuje Karmen.

Ovim tekstom žele podijeliti s vama načine i procedure koje će sa sobom “odnijeti doma” te ostati produktivni unutar vlastita četiri zida.

Rad u agenciji vs. Rad od kuće

Početak dana u agenciji obilježen je “Daily-jima”. Radi se o sastanku pojedinačnih timova i pregledu obaveza za dan koji slijedi. Timovi se nalaze pred svojim boardovima točno u 9 sati na kojima je sve posloženo kroz Post It papiriće. U uredu ne koriste Asanu ili sličan softver jer žele da tim komunicira licem u lice i rješava probleme – timski. Nakon timskih daily sastanaka slijedi Veliki Daily, na kojem se okupljaju voditelji timova, accounti, voditelji odjela, a kako bi prošli tjedan u kojem se nalaze. I u radu kod kuće, Daily sastanci moraju početi točno u 09:00 sati. S obzirom na to da im kolege i kolegicu više nisu stol do, iznimno je važno da su sve informacije jasne, a komunikacija kao i “offline” transparentna, te da nema nepotrebnog zadržavanja informacija.

S obzirom na to da im je u agilnom pristupu rada vizualizacija procesa jedan od najvažnijih elemenata, u radu kod kuće, koristit će sjajni Trello. Ovaj alat je odlična zamjena za fizičke boardove koje imaju kod svakog tima. Radi na principu kartica koje drag and drop metodom lako možete premještati po volji, a glavna mu je misao vodilja Kanban, japanska lean metoda unaprjeđenja poslovanja. Već u besplatnoj verziji dolazi s puno opcija, a za 9,99 dolara mjesečno nudi sve što je potrebno za timski rad od kuće.

Uz Trello, u kućnom će se radu ipak osloniti djelomično i na Asanu. Riječ je o alatu koji je nešto kompleksniji, a koji može biti odlično rješenje kod vođenja velikih projekata. I Asana dolazi u besplatnoj verziji, s kojom manji timovi mogu voditi projekte, dok će za kompleksnije stvari biti potrebno uzeti proširenu verziju.

I dalje se gledaju F2F (Face to face)

I baš kao što se gledaju svako jutro na Daily sastancima u agenciji, gledat će se i tijekom rada od kuće. Za komunikaciju koriste provjereni Skype i Zoom video conferencing alat koji se pokazao kao sjajno rješenje za virtualne susrete uživo. Skype je s njima već godinama, a i s njihovim klijentima pa se nameće kao logično rješenje za komunikaciju. Zoom je možda manje poznat, no razvila ga je ekipa koja je došla iz Cisco WebExa, s kojim se većina korporativnih korisnika redovito susreće. Cijena za male timove je 14,99 dolara – može “primiti” 100 sudionika.

Dijele podatke bez da se dotiču

Međusobno si tijekom jednog radnog dana pošalju gigabajte i gigabajte materijala preko svojih “kućnih” servera. Rad od kuće zahtijevao je da ažuriraju priču s lakšim vanjskim pristupom i okrenu se cloud servisima. Kao dobro privremeno rješenje koristit će Dropbox, cloud servis za pohranu podataka. Timski model košta 10 eura po korisniku, a dolazi s 5 TB prostora. Osim Dropboxa, u svome radu od kuće oslonit će se i na Google Drive odnosno ponajviše na njihove Office alate, Docs i Sheets. Radi se o kolaborativnim Office alatima na kojima može raditi više korisnika u isto vrijeme, a koji su jednako dobri kao Microsoft Office, najpopularniji uredski softverski paket.

Kreiraju hrabru okolinu

Agilni pristup rada, između ostalog, omogućio im je i da kreiraju hrabro okruženje koje omogućava učenje i koje timovima daje mir. Upravo to je danas ključ njihova samouvjerenog ulaska u čini se neminovni rad od kuće. Jasno definirani procesi ne znače puno bez hrabrog tima koji će i remotely rješavanju problema pristupiti s jednakim žarom. Samo možda u pidžami.

Alati i čemu služe

Trello – projekt management alat, utemeljen na Kanbanu, japanskoj lean metodi unaprjeđenja poslovanja

Asana – projekt management alat namijenjen vođenju kompleksnijih projekata. Ima dovoljno funkcionalnosti u besplatnoj verziji da može zadovoljiti manje timove

Skype – najpoznatiji komunikacijski alat, koji je standard u korporativnom svijetu

Zoom Video Conferencing – alat za video konferencije koji je napravila (bivša) ekipa iz Cisco Webexa, potpuno ih je oduševio

Dropbox – timski model u kojem imate 5 TB prostora, a koštat će vas 10 eura po korisniku

Google Drive – osim za pohranu podataka, Google Drive nudi i kolaborativni Office paket. Docs i Sheets su fantastična zamjena za Microsoftov office paket